Để trở thành một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp, được sếp yêu mến và đồng nghiệp kính trọng, bên cạnh kiến thức và kỹ năng chuyên môn, bạn còn cần có kỹ năng làm việc. Dưới đây sẽ bật mí những kỹ năng của nhân viên văn phòng nên luôn trang bị để hoàn thành tốt công việc, vượt qua những tiêu chuẩn hiệu suất cơ bản và mở ra một sự nghiệp tốt đẹp hơn.
Kỹ năng văn phòng là gì?
Theo KJC, kỹ năng văn phòng là tập hợp các kỹ năng, kiến thức và năng lực cần thiết để thực hiện hiệu quả các công việc liên quan đến văn phòng. Những kỹ năng này bao gồm kỹ năng chuyên môn, kỹ năng mềm và khả năng sử dụng các công cụ và công nghệ để hỗ trợ các nhiệm vụ hành chính, quản lý, giao tiếp và tổ chức. Chúng đặc biệt quan trọng trong các công việc văn phòng như thư ký, trợ lý hành chính, quản lý dự án hoặc các vị trí liên quan đến hoạt động tổ chức và kinh doanh.
Những kỹ năng của nhân viên văn phòng cần có
Kỹ năng máy tính
Trong số các kỹ năng của nhân viên văn phòng, kỹ năng sử dụng máy tính rất quan trọng. Với sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ, công nghệ thông tin, hầu như mọi việc đều được thực hiện thông qua phần mềm và Internet. Vì vậy, ngoài việc thành thạo Word và Excel , nhân viên văn phòng còn phải tự tìm hiểu và học hỏi để làm chủ các chương trình và công cụ máy tính.
Kỹ năng máy tính giúp công việc của bạn dễ dàng, thuận tiện hơn, đồng thời tiết kiệm thời gian và công sức. Đặc biệt, các chương trình máy tính ngày càng tiên tiến và hỗ trợ mọi khía cạnh công việc của bạn, vì vậy hãy dành thời gian để học hỏi và thành thạo kỹ năng này.
Hiện nay có rất nhiều khóa học tuyệt vời dành cho nhân viên văn phòng giúp cải thiện kỹ năng máy tính, bạn có thể đăng ký hoặc học trên YouTube cũng rất thú vị.
Kỹ năng giao tiếp hiệu quả
Kỹ năng giao tiếp đóng vai trò rất quan trọng trong kinh doanh và quyết định phần lớn sự thành công của công việc, giao dịch và đàm phán. Nhân viên văn phòng thường cần kỹ năng giao tiếp trực tiếp. Kỹ năng giao tiếp bao gồm giao tiếp trực tiếp, qua điện thoại, tin nhắn văn bản, email, v.v.
Bạn không cần phải là một diễn giả giỏi hay chuyên nghiệp, nhưng hãy tập trung vào sự rõ ràng, súc tích và kết luận. Mọi giao tiếp của bạn nên dựa trên sự lắng nghe, xây dựng lòng tin và tôn trọng quan điểm cũng như ý kiến của người khác. Tránh sử dụng những từ ngữ ẩn ý trong giao tiếp văn phòng, vì điều này có thể dẫn đến những hiểu lầm không đáng có.
Kỹ năng giao tiếp của nhân viên văn phòng cần được rèn luyện hàng ngày, không chỉ thông qua giao tiếp bằng lời nói và văn bản, mà còn thông qua giao tiếp bằng mắt, nụ cười và ngôn ngữ cơ thể. Một nhân viên văn phòng có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ thành công hơn trong công việc, được tin tưởng hơn và được giao những nhiệm vụ quan trọng.
Nếu bạn nghĩ dân văn phòng chỉ làm việc với máy tính, giấy tờ mà không phát triển kỹ năng giao tiếp thì bạn đã hoàn toàn sai lầm. Hãy bắt đầu bằng việc tỏ ra yếu đuối, giao tiếp với nhiều người, bạn sẽ nhận được đánh giá tốt.
Khả năng sáng tạo trong công việc
Sẽ chẳng ai dạy bạn cách sáng tạo trong công việc, nếu có, họ sẽ hướng dẫn bạn cách làm sao để đạt hiệu quả tối đa. Vì vậy, việc hiểu và áp dụng khả năng sáng tạo trong công việc là tùy thuộc vào bạn. Một công việc đơn giản, thường ngày sẽ mang lại cho bạn kết quả tương tự như trước. Hãy thử tìm một cách khác để hoàn thành công việc nhanh hơn, thông minh hơn và đạt kết quả tốt hơn.
Pierre Reverdy, nhà thơ nổi tiếng người Pháp, đã viết: “Sáng tạo là tư duy hiệu quả”, đó là lý do tại sao sự sáng tạo luôn được đề cao trong mọi việc. Nhiều người nghĩ rằng nhân viên văn phòng ngày nào cũng làm đi làm lại một công việc như máy móc. Nhưng thực tế không phải vậy, công việc của nhân viên văn phòng rất đa dạng và đòi hỏi tính sáng tạo cao để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Nếu nhân viên của mình liên tục nghĩ ra những cách mới để tiết kiệm thời gian và đạt được kết quả tốt hơn, chắc chắn sếp sẽ rất vui.
Việc phát triển khả năng sáng tạo của nhân viên văn phòng đòi hỏi sự tự giác và suy ngẫm liên tục của mỗi cá nhân để thúc đẩy tư duy làm việc hiệu quả hơn. Đồng thời, sự ghi nhận và khích lệ từ ban quản lý cũng là chìa khóa để khuyến khích nhân viên văn phòng phát triển khả năng sáng tạo.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Cuộc sống và công việc không phải lúc nào cũng dễ dàng và thuận lợi, bởi sẽ có những vấn đề bất ngờ xảy ra. Ở giai đoạn này, bạn cần có phương pháp giải quyết vấn đề khoa học để không ảnh hưởng đến kết quả công việc, đó chính là khả năng giải quyết vấn đề mà bạn cần.
Kỹ năng của nhân viên văn phòng sẽ giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn và có khả năng giải quyết vấn đề kịp thời và chính xác. Một nhân viên giỏi luôn nắm rõ những vấn đề phát sinh và cách giải quyết, đặc biệt là khi họ luôn có phương án dự phòng. Kỹ năng giải quyết vấn đề cần được phát triển theo thời gian và kinh nghiệm, đồng thời dựa trên sự linh hoạt và nhanh nhạy của mỗi cá nhân.
Kỹ năng quản lý tài liệu và dữ liệu
- Mô tả: Sắp xếp, lưu trữ, và quản lý tài liệu (cả bản cứng và bản mềm) để dễ dàng truy cập và bảo mật.
- Ví dụ:
- Sử dụng hệ thống quản lý tài liệu như Dropbox, OneDrive hoặc SharePoint.
- Lưu trữ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, hoặc tài liệu kế toán một cách có tổ chức.
- Đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu.
- Ý nghĩa: Giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu, cải thiện hiệu quả tìm kiếm và sử dụng thông tin.
Kỹ năng tổ chức
Hãy tự hỏi bản thân ba câu hỏi sau: Bạn có biết chính xác chìa khóa xe máy của mình ở đâu không? Bạn có biết mình sẽ làm gì vào lúc 9 giờ sáng mai không? Bạn có nhớ sinh nhật của mọi người trong gia đình không? Nếu bạn trả lời “không” hoặc không biết, thì bạn là người không biết tổ chức.
Câu trả lời rất đơn giản: luyện tập. Tôi viết ra mọi thứ cần làm và thực hiện. Tôi sắp xếp không gian làm việc sao cho mọi thứ trong văn phòng và nhà cửa đều có mục đích. Nếu có thứ gì đó tồn tại mà không có mục đích trong mắt tôi, tốt hơn hết là nên cất nó đi nơi khác.
Không ai đánh giá cao một nhân viên văn phòng không biết sắp xếp mọi thứ một cách khoa học. Bạn có thể phần nào đánh giá năng lực của họ qua cách họ sắp xếp bàn làm việc, hồ sơ và lịch trình làm việc. Nếu mỗi ngày bạn có quá nhiều việc phải làm, nếu không sắp xếp hợp lý, công việc sẽ kéo dài, deadline sẽ bị trì hoãn và kết quả công việc sẽ bị ảnh hưởng.
Kỹ năng tổ chức của nhân viên văn phòng không nên quá nhanh, mà nên bắt đầu từ những việc nhỏ nhất. Bằng cách tổ chức tốt những việc nhỏ, bạn sẽ dần dần quản lý được những việc lớn, tổng hợp mọi vấn đề và trở thành một chuyên gia.
Kỹ năng học hỏi
Theo như những người từng liên hệ KJC được biết, học tập suốt đời không chỉ là một khẩu hiệu. Công việc ngày nay đòi hỏi bạn phải liên tục phát triển các kỹ năng mới. Việc cởi mở đón nhận những điều mới mẻ, sáng tạo là điều thiết yếu.
Chủ động giúp chúng ta xây dựng nhiều mối quan hệ hơn và được coi trọng hơn. Nếu bạn là người tự tin và chủ động, bạn cũng nên thể hiện khả năng chiến thắng và lãnh đạo của mình, để mọi người luôn tôn trọng và ủng hộ bạn trong mọi việc.
Mọi người đều đánh giá cao mong muốn học hỏi, bạn có thể không phải là người thông minh nhất, nhưng nếu bạn học được những điều tốt từ người khác, bạn sẽ tiến bộ mỗi ngày.
Kỹ năng lắng nghe và tiếp thu
Tất nhiên, ai cũng biết cách lắng nghe và tuân thủ, nhưng không phải ai cũng biết cách lắng nghe hiệu quả. Vì vậy, để thành công, bạn cần phát triển khả năng lắng nghe người khác.
Sẽ có rất nhiều ý kiến và tranh luận trái chiều trong công việc, và bạn luôn muốn ý kiến của mình được mọi người biết đến và chấp nhận. Tuy nhiên, bạn không nên tuân theo bất kỳ quy tắc nào, mà hãy cân nhắc ý kiến của người khác để đi đến kết luận tốt nhất. Tranh luận được khuyến khích tại nơi làm việc vì chúng có thể rèn luyện kỹ năng giao tiếp, trí thông minh và kỹ năng giải quyết vấn đề của nhân viên văn phòng…
Hãy chấp nhận sai lầm và sửa chữa, đừng bao giờ bào chữa hay né tránh chúng. Chỉ khi bạn chịu trách nhiệm và sửa chữa sai lầm, bạn mới có thể tiến bộ và trở nên hiểu biết hơn trong công việc.
Những bí quyết phát triển kỹ năng văn phòng
Tham dự các lớp học đặc biệt
Bạn sẽ phải trả tiền cho các khóa học cơ bản để có được một số kỹ năng nhất định, thường là kỹ năng máy tính, vì dù sao bạn cũng sẽ cần tín chỉ máy tính để có được việc làm, do đó không cần phải ép buộc bản thân phải học để tiết kiệm tiền.
Một số trường đại học hoặc trường đào tạo kỹ năng mềm cung cấp các khóa học ngắn hạn về 9 kỹ năng mềm còn lại. Bạn có thể tham gia một khóa học nếu muốn nâng cao tín chỉ cho công việc tương lai.
Thông qua trải nghiệm thực tế
Bắt đầu từ nền tảng cơ bản, việc phát triển 10 kỹ năng văn phòng thiết yếu này cần được tiếp nối bằng trải nghiệm thực tế. Kết quả sẽ rất cao vì bạn sẽ tự mình trải nghiệm, ghi nhớ lâu dài, và nó sẽ thay đổi những phẩm chất và kỹ năng trong bạn mà bạn không hề hay biết.
Nói chung, kỹ năng giao tiếp, bạn càng nói nhiều, bạn càng biết cách quản lý kỹ năng giao tiếp của mình. Vì vậy, đừng bỏ lỡ các hoạt động nhóm ở trường, cơ hội giao lưu với đồng nghiệp, những buổi đi gặp gỡ khách hàng cùng quản lý… bởi vì đây là những cơ hội tuyệt vời để phát triển kỹ năng giao tiếp mà không trường học nào có thể mang lại.
Hãy giữ một cái đầu lạnh và một trái tim ấm
Hãy tin tưởng chuyên gia tư vấn, bạn sẽ không tìm được câu trả lời thỏa đáng nếu còn hoang mang và sợ hãi. Bình tĩnh và chấp nhận sự thật sẽ giúp bạn bình tĩnh tinh thần, thanh lọc tâm trí, và tìm ra những câu trả lời và bằng chứng đáng tin cậy và hữu ích cho bạn.
Cũng như trong dịch vụ khách hàng, khách hàng là thượng đế thực sự, có những người hiền lành, nhưng cũng có rất nhiều khách hàng vô lý và khắt khe. Cảm giác khó chịu và bực bội có thể nảy sinh, và để phát triển kỹ năng này, trước hết cần phải giữ bình tĩnh. Chỉ khi bình tĩnh, bạn mới có thể hiểu được vấn đề và lựa chọn những từ ngữ phù hợp nhất để trả lời khách hàng. Ban đầu, khi gặp phải một “trường hợp” khó khăn, bạn nên nhờ một đồng nghiệp lâu năm giải quyết giúp, đảm bảo an toàn và nắm rõ quy trình xử lý được công ty cho phép.
Ngoài những kỹ năng của nhân viên văn phòng trên, bạn có thể rèn luyện và học hỏi thêm các kỹ năng khác như kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng lập luận, kỹ năng tổng hợp thông tin, kỹ năng phân tích,… Nếu phát triển tốt những kỹ năng này, bạn sẽ trở thành một nhân viên văn phòng có năng lực và được kính trọng.
