Tùy theo tính chất và hoàn cảnh cụ thể của từng công việc mà cấu hình phòng họp sẽ có phong cách hoàn toàn khác nhau. Nó không chỉ cung cấp không gian để trao đổi, giao lưu hay thảo luận những vấn đề quan trọng trong công việc mà còn là nơi mọi người có thể đánh giá phong cách và tính chuyên nghiệp của mình. Vì vậy, hãy tìm hiểu các cách bày trí phòng họp theo tiêu chuẩn để nâng cao kỹ năng và kiến thức chuyên môn của bạn nhé.
Tầm quan trọng của phòng họp đối với doanh nghiệp
Phòng họp là nơi quan trọng trong mỗi công ty. Hầu hết các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đều có mối quan tâm đặc biệt đến khu vực này. Vì vậy, việc bố trí phòng họp hợp lý là rất cần thiết.
Văn phòng là không gian nơi mọi người có thể hoàn thành nhiệm vụ cá nhân của mình. Phòng họp thường là nơi nhân viên và người quản lý cùng nhau thảo luận, báo cáo, lập kế hoạch và thảo luận về tất cả các vấn đề lớn nhỏ giữa các phòng ban và toàn công ty. Nó đóng vai trò là cầu nối giữa tất cả các bên liên quan của công ty và thể hiện một phần văn hóa của công ty.
Một phòng họp được thiết kế đẹp, bố trí hợp lý và hài hòa sẽ tác động tích cực rất lớn đến chất lượng cuộc họp. Bởi trong không gian phòng họp tốt, nhân viên sẽ cởi mở và thoải mái hơn khi đề xuất những ý tưởng hay, đề xuất thiết thực với sếp. Trong khi đó, bản thân các sếp cũng cảm thấy bình tĩnh lắng nghe trong các cuộc họp trong không gian lý tưởng.
Phòng họp không chỉ là nơi họp của các thành viên trong công ty. Đây còn là nơi chào đón các khách hàng, đối tác đến tham quan, đàm phán, giao lưu, ký kết hợp đồng… Hình ảnh phòng họp thể hiện sự chuyên nghiệp, uy tín của công ty, nâng cao niềm tin của khách hàng. Thông qua hình ảnh phòng họp tiêu chuẩn đẹp, doanh nghiệp sẽ tự khẳng định mình, từ đó mang đến vô số cơ hội hợp tác và phát triển trong tương lai.
Nguyên tắc cơ bản của bố trí phòng họp và hội nghị
Mặc dù có nhiều kiểu bố trí phòng họp, phòng họp khác nhau nhưng nó phụ thuộc vào tính chất và đặc điểm riêng của từng công việc. Tuy nhiên, để đảm bảo chức năng và đặc tính riêng của bộ phận này, bạn phải luôn tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc cơ bản sau.
Những nguyên tắc này luôn được trình bày như những kiến thức cơ bản cơ bản nhất, không chỉ nhân viên cần hiểu mà ngay cả các nhà thiết kế cũng luôn lấy chúng làm tiêu chí chính khi yêu cầu thiết kế.
Tạo sơ đồ phòng họp khoa học
Thông thường, khi trang trí nội thất phòng họp, các bản vẽ chi tiết ít khi được thực hiện ngay từ đầu mà thường được sắp xếp theo cảm tính hoặc “bắt chước”. Nếu không lập kế hoạch họp và phòng họp thì những sai sót nhỏ là không thể tránh khỏi trong quá trình setup. Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả và sự thoải mái trong quá trình sử dụng sau này và cần nhiều thời gian để có những điều chỉnh phù hợp.
Vì vậy, trong quá trình sắp xếp các phòng họp thông thường luôn phải xây dựng kế hoạch thật khoa học ngay từ đầu.
Phân chia layout phòng họp hợp lý
Cách bố trí các phòng họp tương ứng với cách bố trí chung và phân chia không gian tại đây. Thông thường, phòng họp thường được trang bị nội thất thoáng mát, không quá chú trọng vào nội thất hay lối trang trí. Bởi vì nói chính xác hơn thì căn phòng này không được sử dụng thường xuyên và liên tục. Chỉ sử dụng khi có công việc quan trọng hoặc sự kiện đặc biệt cần gặp gỡ nhiều người.
Tuy nhiên, việc phân chia diện tích vẫn phải thật sự hợp lý và phù hợp với từng mục đích sử dụng.
Sắp xếp chỗ ngồi phù hợp
Tại mỗi cuộc họp, hội nghị luôn có sự phân công chỗ ngồi rõ ràng, không chỉ để sắp xếp vị trí mà còn để thuận tiện cho việc thảo luận, trò chuyện. Thông thường, sử dụng ba phương pháp sau để sắp xếp chỗ ngồi họp:
- Kiểu hỗ trợ: Những vị trí này phù hợp với những thành viên muốn hỗ trợ sếp nên ngồi vuông góc với sếp và sắp xếp ghế phòng họp để hai bên có thể phá bỏ rào cản và hiểu nhau hơn. Đồng thời, nó giúp việc giao tiếp, tiếp nhận và xử lý thông tin trở nên dễ dàng hơn.
- Kiểu hợp tác: Nếu các thành viên trong cuộc họp muốn thể hiện thái độ hợp tác thì có thể sắp xếp chỗ ngồi cạnh nhau, điều này thể hiện hai bên có cùng quan điểm. Tuy nhiên, bạn cũng nên cân nhắc vị trí này khi họp với sếp, vì đây chỉ là những vị trí ngang nhau mà thôi.
- Kiểu đối đầu: Khi kê ghế phòng họp, bàn họp ở giữa và ghế hai bên quay mặt vào nhau, tạo khoảng cách và sự đối đầu giữa những người ngồi. Đây là một kiểu đối kháng thường được sử dụng trong các cuộc tranh luận và điều chỉnh.<
Đảm bảo đầy đủ cho mọi mục đích sử dụng
Đây là một trong những nguyên tắc cực kỳ quan trọng, tập trung vào chất lượng và sự phù hợp của thiết kế nhằm tạo nên một không gian lý tưởng cho người sử dụng từ mọi góc độ.
Một công ty có thể thiết kế nhiều phòng hội nghị, mỗi phòng có một mục đích cụ thể, nhưng nhiều công ty do nguồn tài chính và không gian hạn chế nên sẽ thiết kế một phòng hội nghị để phục vụ nhiều mục đích. Vì vậy, mọi thứ từ nội thất, đồ điện đến thiết bị điện tử hỗ trợ đều phải được lắp đặt theo mục đích sử dụng cụ thể.
+6 Cách bày trí phòng họp, hội nghị phổ biến
Bố trí kiểu rạp hát (Theater )
Rạp hát là một trong những kiểu bố trí phổ biến nhất, với ghế ngồi hướng về sân khấu, bàn hội nghị hoặc loa và quan trọng nhất là không có bàn kèm theo. Kiểu bố trí rạp hát này phù hợp với các sự kiện, họp báo, thuyết trình,… mà người tham gia là khán giả, thay vì các bữa tiệc tối hoặc ghi chép sự kiện.
Tuy nhiên, đây là một thiết lập rất linh hoạt, phù hợp với nhiều loại phòng họp. Hàng ghế phòng họp có thể bố trí theo hình tròn, hình bán nguyệt, theo đường thẳng hoặc hướng về một tiêu điểm. Ghế quỳ trong phòng họp cũng có thể được kê so le để đầu những người ngồi sau không bị chắn. Đối với những người ngồi phía trước, giữa hai khu vực ngồi phải có lối đi khoảng 1m để người tham gia có thể di chuyển nếu cần thiết.
Bố trí kiểu hình chữ U
Phong cách này rất phù hợp cho các cuộc họp văn phòng: họp hội đồng quản trị, họp nhóm tập trung, họp liên bộ phận… Người lãnh đạo phát biểu và có nhiều thành viên khác tham gia.
Sắp xếp bàn ghế trong phòng họp theo hình chữ U, chừa khoảng trống ở giữa, ghế ở bên ngoài và chừa khoảng cách giữa các bàn của mỗi người tham gia ít nhất 5 cm.
Đối với các cuộc họp có hơn 25 người, hãy tránh sắp xếp theo hình chữ U vì phần chữ “U” trở nên quá dài và không thúc đẩy được sự tham gia của người tham gia. Với kiểu này, một không gian làm việc tốt sẽ được tạo ra, sự tương tác giữa những người tham gia được đảm bảo và việc xem nghe nhìn theo hướng của người thuyết trình cũng rất thiết thực.
Bố trí kiểu lớp học
Bố trí phòng họp theo kiểu lớp học, thường bố trí một dãy bàn ghế phòng họp để đại biểu quay mặt ra sân khấu, tạo cho mọi người không gian ghi chép, đọc tài liệu và sử dụng máy tính xách tay. Đây là giải pháp bố trí thoải mái nhất cho các cuộc họp kéo dài và cung cấp cho khách không gian để đặt đồ dùng cá nhân hoặc tựa tay lên bàn.
Cách đặt bàn phòng họp khoa học nhất là đặt dưới sân khấu và kéo dài dần về phía cuối khán phòng, hướng tầm nhìn về phía diễn giả. Khoảng cách giữa các bàn họp văn phòng khoảng 50 – 60 cm/người/bàn, tùy thuộc vào không gian và các vật dụng, tài liệu cần thiết cho cuộc họp. Khoảng cách tối thiểu giữa các bàn hội nghị là 0,9 – 1 m để có lối đi, con số này có thể lớn hơn nếu không gian cho phép.
Bố trí kiểu Conference (dành cho phòng họp, hội nghị)
Cần có ít nhất một bàn hội nghị lớn, hình chữ nhật, hình bầu dục, v.v. Những chiếc ghế quỳ được đặt xung quanh bàn.
Cách bố trí này phù hợp với những cuộc họp có quy mô vừa phải trong văn phòng công ty, những cuộc họp giữa các phòng ban, giữa các phòng ban, giữa ban giám đốc, các nhóm thảo luận chung,… có sức chứa lên tới 15 người. Nhưng nếu bạn muốn sắp xếp lớn hơn, những người tham gia sẽ khó nhìn thấy nhau ở hai đầu bàn, điều này không lý tưởng cho một bài thuyết trình nghe nhìn.
Bố trí rỗng ở giữa (Hollow)
Cách bố trí này thường phù hợp với những cuộc họp nơi bàn vuông được sắp xếp thành hình bát giác hình vuông hoặc hình chữ nhật, với một khoảng trống ở giữa và những chiếc ghế được đặt xung quanh.
Số người tham dự dao động từ 12 đến 30 người, trong đó sự tương tác giữa những người tham gia là quan trọng nhất và các cuộc họp thường không có người lãnh đạo, diễn giả hoặc người trình bày được chỉ định. Kiểu sắp xếp này giúp cung cấp không gian cho mọi người làm việc và cho phép người tham gia giao tiếp tốt hơn.
Bố tri sắp xếp bàn tròn
Bàn tròn chỉ phù hợp cho các hoạt động ăn uống hoặc hội họp từ 6 đến 10 người và không vạch ra ranh giới địa điểm giữa những người tham gia. Việc sử dụng loại bàn này tạo cảm giác bình đẳng, tất cả những người ngồi đều có cùng một vị trí, lý tưởng cho các buổi: thảo luận dự án, họp nhóm làm việc… Có một hạn chế là bàn tròn chiếm nhiều không gian.
Phong cách chuyên nghiệp, hiện đại mang lại sự tương tác tốt cho khách hàng. Tuy nhiên, sự sắp xếp này không phù hợp cho tất cả các sự kiện.
Lưu ý bố trí phòng họp sao cho chuẩn, đẹp và chuyên nghiệp
Cấu hình phòng họp sẽ khác nhau tùy theo khả năng tài chính, nhu cầu và mong muốn của mỗi công ty. Tuy nhiên, để có một phòng họp tiêu chuẩn có chức năng tối ưu đồng thời cho phép giao tiếp hiệu quả, bạn nên cân nhắc những điều sau.
Lưu ý về diện tích
Theo thiết kế văn phòng chuyên nghiệp, công ty nên dành ít nhất 1,8m2 cho mỗi người trong phòng họp. Đây là tiêu chuẩn cho không gian văn phòng. Nếu phòng họp không có bàn thì tối ưu hóa không gian và chỉ sử dụng ghế thì không gian tối thiểu phải là 0,8m2/người.
Bằng cách này, có thể tính toán được số lượng nhân viên thường trú tham dự cuộc họp để bố trí không gian phù hợp. Nhưng chúng ta cũng phải đảm bảo phòng họp đạt tiêu chuẩn diện tích tối thiểu để không quá nhỏ. Hiện nay, diện tích tối thiểu của phòng hội nghị nhỏ thường là 20 mét vuông, diện tích tối thiểu của phòng hội nghị cỡ vừa là 40 mét vuông.
Cần có đủ cửa để mọi người di chuyển thoải mái. Đối với các phòng hội nghị lớn có thể chứa được nhiều người, hãy cân nhắc thêm cửa sau để đáp ứng nhu cầu lưu thông. Trần phòng họp nên cao ít nhất 3m trở lên để tạo cảm giác không gian, thoáng đãng, tránh bừa bộn. Những phòng đặc biệt lớn nên sử dụng vật liệu cách âm, chống ồn để cuộc họp diễn ra tập trung, yên tĩnh và hiệu quả.
Lưu ý vị trí
Vị trí phòng họp cần thông thoáng, rộng rãi, dễ tiếp cận, yên tĩnh và hạn chế tiếng ồn. Nếu một công ty thuê một tòa nhà nhiều tầng riêng biệt, thông thường các phòng hội nghị sẽ nằm ở các tầng riêng biệt và không có phòng ban liền kề. Tầng 2 hoặc 3 thì hợp lý hơn vì dễ di chuyển, không mất nhiều thời gian và rất chuyên nghiệp.
Đối với các công ty thuê các tầng văn phòng làm mặt bằng kinh doanh, cách bố trí phòng họp hiệu quả là đặt chúng ở các góc của tầng thay vì ở giữa công ty, nơi có thể ồn ào.
Đối với những công ty thường xuyên đón tiếp khách hàng, đối tác đến làm việc thì việc bố trí phòng họp ở những địa điểm nhanh chóng và dễ tiếp cận nhất là điều cần thiết. Sẽ rất hợp lý nếu bạn đến phòng họp trước rồi mới đến không gian làm việc của các bộ phận khác. Bằng cách này, nhân viên sẽ không bị phân tâm khi khách bước vào phòng họp.
Lưu ý đến việc bố trí bàn ghế
Trong cách bố trí phòng họp, việc bố trí bàn ghế rất quan trọng. Chỉ bằng việc sắp xếp bàn ghế, không khí cuộc họp, cảm xúc của mỗi người… tất cả sẽ khác nhau.
Địa chỉ mua bàn ghế phòng họp cao cấp
MyChair là địa chỉ cung cấp nội thất văn phòng uy tín số một tại Việt Nam . Được thành lập vào năm 2011 sau nhiều năm phát triển và tâm huyết, MyChair không ngừng nỗ lực để cung cấp cho khách hàng những sản phẩm bàn ghế phòng hợp, ghế giám đốc,… tốt nhất phù hợp với không gian làm việc hiện đại.
MyChair tự hào là địa chỉ tin cậy mua ghế bọc da chất lượng tại Việt Nam. Công ty cung cấp đa dạng các mẫu ghế phòng họp với kiểu dáng sang trọng, chất liệu da cao cấp và độ bền vượt trội. Khách hàng có thể thoải mái lựa chọn sản phẩm phù hợp với không gian và phong cách nội thất của mình.
Tất cả các sản phẩm do MyChair cung cấp và phân phối đều trải qua quá trình kiểm tra nghiêm ngặt trước khi xuất xưởng. Vì vậy, khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm khi lựa chọn mua ghế giám đốc cao cấp của MyChair.
MyChair tiếp tục nghiên cứu và phát triển để cung cấp cho khách hàng những sản phẩm phù hợp nhất. MyChair có đội ngũ hơn 40 thợ lành nghề sử dụng bàn tay vàng và máy móc hiện đại để thực hiện quy trình may một cách hoàn hảo nhất, từ những đường thẳng đơn giản đến những hình khối đa dạng, tinh tế!
Hãy liên hệ với MyChair ngay hôm nay để được tư vấn tốt nhất.
Thông tin liên hệ:
- CÔNG TY TNHH MYCHAIR VIỆT NAM: MyChair Cung Cấp Giải Pháp Toàn Diện Nội Thất Văn Phòng Cao Cấp Nhập Khẩu Như Bàn, Ghế, Sofa Và Phụ Kiện.
- Showroom TP. HCM: Số 345 – 347 Trần Phú, Phường 8, Quận 5, TP Hồ Chí Minh
- Showroom HN: Tầng 1 – Toà nhà CT4 Vimeco, Đường Tú Mỡ, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội
- Tổng kho Miền Nam: Số 21, Đường 22, Phường Linh Đông, TP Thủ Đức
- Tổng kho Miền Bắc: Xã Song Phương, Huyện Hoài Đức, TP Hà Nội
- Địa chỉ: Số 345 – 347 Trần Phú, Phường 8, Quận 5, TP. Hồ Chí Minh
- VP Đại diện Hà Nội: Tầng 1 – Toà nhà CT4 Vimeco, Đường Tú Mỡ, Phường Trung
- Website: https://mychair.vn/
- Hotline: 0942902468
- Email: info@mychair.vn
Trên đây là bài viết chia sẻ cách bày trí phòng họp phổ biến và phù hợp nhất để bạn tham khảo. Hi vọng bạn sẽ chọn được kiểu bày trí ưng ý.
